Na první pohled by se mohlo zdát toto spojení nekonzistentní. Avšak pojďme se na význam těchto slov podívat z trochu jiné perspektivy a nakonec společně dojdeme k závěru, že HR může z LEANu úžasně těžit. A že právě v HR má své velké opodstatnění.
LEAN myšlení, i když ho známe především z Automotive, nás obklopuje všude, v každé organizaci, v každém oddělení. Často ho ale lidé vnímají velmi omezeně a velkou škodou je, že považují LEAN jen jako nástroj na odstranění zbytečných věcí, které společnost neefektivně nakoupila. Důsledkem pak může být praktický extrém, s nímž jsem se nejednou setkala a to, že lidé si chrání každou tužku, a tak moc se na to soustředí, že plýtvají myšlenkami, časem a celým svým potenciálem. Nakonec, mít pár přebytečných tužek vám ekonomiku vašeho byznysu opravdu nepoloží.
K tomu, aby firma byla co nejproduktivnější, je zapotřebí věnovat pozornost jiným větším LEAN hráčům:
LEANové myšlení je tedy daleko rozsáhlejší. Ukažme si nyní hlavní průsečíky, jež by bylo žádoucí aplikovat v personálních procesech, tedy na půdě HR.
- Strategie společnosti. Základ, bez něhož se LEANové myšlení neobejde. Klíčem k úspěchu je to, že musíme uvažovat v dlouhodobém kontextu. Krátkodobé cíle mají jen pramalou šanci na prosazení se. Jestliže ve strategických cílech společnosti je zvýšení obratovosti a s tím i zvýšení počtu zaměstnanců, navrhněme si na HR efektivně pomáhající nástroje pro nábor nováčků. Díky dlouhodobému výhledu si tak u vedení prosadíme nákup softwarů, které budeme na HR využívat pro výběr a nábor a díky tomu budeme zaměstnance vybírat lépe a především rychleji. Koneckonců uspoříme i čas personálního týmu. Obecně se tak ví, že šikovných lidí na trhu práce je nejenže málo, ale navíc u talentovaných lidí velmi záleží na rychlosti reakce potencionálního zaměstnavatele. Zpravidla hovoříme jen o pár dnech, jež nám šikovný zaměstnanec věnuje, a pokud neumíme zareagovat dostatečně rychle, jednoduše k nám nenastoupí a my o něj přijdeme. Jednou z klíčových myšlenek LEANu je: „Dělejme jen to, co je důležité pro zákazníka a za co nám zaplatí,“ pak i získání nových zaměstnanců je cíl, kterého potřebujeme dosáhnout. Jen je třeba si uvědomit, že v této chvíli není zákazníkem externí třetí strana, ale sama naše společnost.
Okénko BEST PRACTISE: Ovládat Excel je výborná hard dovednost a všichni víme, že dokáže divy, ale vyplňování je zdlouhavé a pro nábor zaměstnanců naprosto nedostatečné. Podívejme se tedy po lepších nástrojích. (Jako malý tip dávám software Recruitis.)
- Strategické myšlenky a cíle jsou klíčové pro LEAN myšlení, avšak plýtvání generované špatně nastavenými procesy je také velmi markantní. Zkontrolujme si tedy vykonávané HR procesy. Proberte je všechny společně v týmu HR a definujte hlavní „plýtvače“, které ideálně odstraňme nebo se je snažme redukovat na nejnižší možnou úroveň. Jako příklad „plýtvače“ mezi HR procesy mohu uvést následující příklad při náboru nováčka. Představme si, že firma nabírá průměrně každý měsíc 10 zaměstnanců. Každému novému zaměstnanci se personalista věnuje osobně a individuálně ho seznamuje s firmou, což vyžaduje i 60 minut času. Jako odstranění „plýtvače“ může být jednoduchá platforma pro komunikaci se zaměstnanci předávající základní informace nováčkovi a personalistovi zbude čas na navázání hezkého lidského vztahu s uchazečem. Svoji energii a potenciál využije na vzbuzení důvěry s novým zaměstnancem. „Opičí“ činnosti může přenechat technologiím. A to má, dle mého osobního názoru, daleko větší hodnotu než osobní předávání informací o firmě zaměstnancům. „Opičí“ činnosti může přenechat technologiím a ušetřit i 1 den práce. Věřím, a bohužel bývá i faktem, že „plýtvačů“ v procesech je opravdu velké množství. A tím, že si je všechny projdeme, nalezneme celou řadu příležitostí ke zlepšení a redukcí těchto „plýtvačů“. Koneckonců, energie a čas vložený do tohoto zhodnocení se vyplatí nejen lidem na HR, ale především samotné firmě. Je tedy více než žádoucí, aby zaměstnavatel takovéto jednání podporoval a aby si své zapálené LEANaře udržel ve své firmě. Pomáhají tak zvyšovat přidanou hodnotu a zvyšují jednoznačně konkurenceschopnost firmy.
Okénko BEST PRACTISE: platforem pro komunikaci existuje celá řada. V praxi jsem měla možnost si jich vyzkoušet hned několik. Pravdou je, že po technologické stránce jsou mnohdy na podobné úrovni a hodně tak záleží, které vám pocitově sednou. Např. na této stránce můžete najít slušný přehled těchto platforem a je možné si je vyzkoušet v praxi v rámci testovací verze. 13 nejlepších platforem pro komunikaci se zaměstnanci v roce 2022 – etechblog.cz
- Osobnost LEANAŘE je ve firmě klíčová, nejen pro výše uvedené. To hlavní, co je na nich zajímavého a důležitého je, že se svým zápalem se nepohybují v bublině, ale zdravě dokážou nakazit ostatní kolegy.
Rozvoj lidí neboli zapojení lidí do procesu zlepšování a jejich podpora by měla být důležitou součástí. Sdílejme proto se svými kolegy nápady, pracujme na nich společně, zaznačme si myšlenky, podněty ke zlepšování, závěry, k nimž jsme došli, aplikujme je, zkoušejme a znovu aplikujeme závěry ze zkoušení. Poznačme si závěry a ponaučení, která budou k dispozici pro všechny naše kolegy. A když píši všechny, myslím i nováčky. Účelově nevynechávejme nové nezkušené kolegy, ba právě naopak, využívejme jejich nezaujatosti. I když neví, jak u nás daný proces do detailu funguje, umí pokládat zajímavé otázky a vidět věci novým pohledem, na nějž už jsme po letech třeba zapomněli. Rozvoj lidí není a priori o tom, jaké školení zaměstnancům poskytneme, ale je klíčové, jaké výzvy a úkoly jim budeme předkládat, jak tyto výzvy budou zaměstnanci zdolávat, jak je budeme ve výzvách jako manažeři podporovat. A nakonec mějme z toho radost, protože LEAN není jen o vytrvalosti a neustálém zlepšování, ale o radosti z toho, jak se nám daří být produktivnější a jak zvyšujme přidané hodnoty v jednotlivostech.
Okénko BEST PRACTISE: nastavme si pravidelné schůzky na téma zlepšování a ulehčení naší práce. A pokud je to jen trochu možné, buďme kreativní, neseďme přitom v uzavřených kancelářích, ale vezměme kolegy do kavárny, na procházku…a tam to všechno proberme. Výhodou bude, že vás nebude rušit denní chod a povinnosti kanceláře a snáze se tak dostanete do tolik potřebného flow J.
- Hledání a řešení problémů. Poslední z hlavních myšlenek LEANU je to, abychom se s otevřenýma očima dívali kolem sebe a věnovali pozornost problémům a energii jejich řešení. Teprve jejich odstraněním se můžeme zase jen zlepšovat. Definujme si tedy problémy, uveďte si u nich váhu, avšak nenechme se jimi zavalit. Klíčem k úspěchu je i problémy prioritizovat a řešit je dle míry případné škody. A jestliže tento můj článek patří na půdu HR, podívejme se na stůl personalisty. Jednou z klíčových úloh personalisty je, aby u zaměstnanců ve firmě zajistil, že budou mít všichni a včas potvrzenou způsobilost k výkonu zaměstnaní. V zákonem dané periodě musí vysílat kolegy na preventivní lékařské prohlídky. Personalista tak vyhotoví žádanku, předá zaměstnanci a případně zaměstnance u lékaře objedná. To vše je proces vyžadující zpravidla průměrně i 3 až 4 týdny času. Pokud tedy u vás na firmě řešíte, že personalista předává žádanku později a lékařské prohlídky nejsou potvrzené v termínu, pak možných řešením je to, že ve spolupráci s informačním oddělením zpracujeme automatický report, který vždy s předstihem 30 dnů zašle personalistovi e-mail, které kolegy má na lékařskou prohlídku vyslat. V praxi si jen pak ověřme, že jsme zvolili přiměřenou dobu na zaslání e-mailu. Pokud bychom si to chtěli ještě více zautomatizovat a minimalizovat případné chyby lidského faktoru, nastavme si kontrolní report, jenž nás upozorní, zda žádanka byla personalistou vystavena a předána zaměstnanci, a nakonec automatický report na to, zda lékařská prohlídka byla splněna a zákon byl dodržen.
Okénko BEST PRACTISE: vytvářejme si v týmu důvěru, otevřenost, protože jedině tak se vždy dozvíme o slabých místech, která potřebujeme odstranit.
Závěrem:
Nezapomeňme, zlepšování není krátkodobý uzavřený proces. Prakticky se jedná o nikdy nekončící stav zlepšování. Za mne by byl ideální překlad leanu nikoliv štíhlý, ale jednoduchý a hlavně veselý. Má v sobě kouzlo jednoduchosti a zejména zábavy. Ale má navíc jednu velkou přidanou hodnotu. Pokud ho uchopíme správně, umí pozastavit nebo minimálně zpomalit fluktuační spirálu. Přihodím nyní poslední BEST PRACTISE: určitě znáte z firmy, slyšíte od kolegů, jak jsou přetíženi, jak nestíhají svoji práci. A ruku na srdce, opravdu musí vyplňovat všechny tabulky, psát všechny reporty? Pracují s jejich podklady pak další zaměstnanci? Nebo to jsou jen „tabulky pro tabulky“? Pokud ne, netrapme je nesmyslnou prací, která je přinejmenším demotivuje a navíc je často nabádá na myšlenku k odchodu. Nikdo z nás přece nechce dělat práci, která nám nedává smysl. V tento okamžik, kdy vám schopní lidé odchází z týmu, je více než vhodné, si nechat provést personální audit. A pokud s něčím takovým nemáte nejmenší zkušenost, dejte mi vědět. Ráda vám s tímto poradím.
Pár slov o autorce:
Mgr. Šárka Matyášková, HR kreativní manažerka, která se LEANEM nechala zdravě pohltit.
„Lean management je pro mne přirozený, zábavný a prakticky uchopitelný. Krásně se aplikuje a výsledky LEANu lidi baví. Ve své podstatě je to jednoduchý směr, což je velkou devízou v dnešní přetechnizované době. Zajímá Vás téma LEANu v oblasti HR? Napište mi na LI, ráda s Vámi možnosti LEANu proberu a vzájemně se můžeme inspirovat.“
#bestpractice #HR #personalniaudit #lean #recruit #recruits #digitalizace #duvera #rozvoj